Panduan Lengkap Surat Serah Terima Jabatan

Berita Terkait

Definisi Surat Serah Terima Jabatan

Surat Serah Terima Jabatan (STTJ) merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk menandai pergantian jabatan seseorang dalam suatu organisasi atau instansi. Dokumen ini penting untuk mencatat secara tertulis proses penyerahan tanggung jawab dan wewenang dari pejabat lama kepada pejabat baru.

Unsur-unsur Penting dalam Surat STTJ

Surat STTJ harus memuat beberapa unsur penting untuk memastikan proses pergantian jabatan berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik. Berikut unsur-unsur tersebut:

Identitas Pengirim dan Penerima: Mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan instansi pengirim dan penerima.
Tanggal dan Tempat Penyerahan: Menyatakan tanggal dan lokasi berlangsungnya proses serah terima.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: Menjelaskan secara rinci tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diserahkan dan diterima.
Inventarisasi Barang dan Dokumen: Daftar barang dan dokumen penting yang terkait dengan jabatan tersebut. Hal ini untuk memastikan kelengkapan administrasi.
Penyerahan Data dan Informasi: Menyatakan bahwa semua data dan informasi penting telah diserahkan dan diterima dengan baik. Ini termasuk data pribadi, data keuangan, dan informasi rahasia.
Pernyataan Kesediaan dan Kesanggupan: Pernyataan dari pejabat penerima terkait kesediaan dan kesanggupan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang telah diserahkan.
Tanda Tangan dan Cap: Surat STTJ harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dilengkapi dengan cap resmi instansi.

Contoh Surat STTJ, Surat serah terima jabatan

Berikut contoh singkat Surat STTJ, tanpa nama dan jabatan:

Perihal	:	Serah Terima Jabatan
Tanggal	:	20 Oktober 2023
Tempat	:	Ruang Rapat Kantor
Isi	:	Pada hari ini, tanggal 20 Oktober 2023, telah dilakukan serah terima jabatan antara pejabat lama dan pejabat baru. Pejabat lama telah menyerahkan semua tugas, tanggung jawab, dan dokumen penting kepada pejabat baru. Pejabat baru menyatakan kesediaan dan kesanggupan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab tersebut.
Tanda Tangan dan Cap	:	[Tanda tangan dan cap pejabat lama]
		[Tanda tangan dan cap pejabat baru]

Jenis-Jenis Surat STTJ

Surat Serah Terima Jabatan (STTJ) memiliki beragam jenis, disesuaikan dengan posisi dan lingkup jabatan yang diserahkan. Pemahaman terhadap jenis-jenis ini penting agar isi surat dan tujuannya sesuai dengan konteks.

Identifikasi Jenis-Jenis Surat STTJ Berdasarkan Jabatan

Jenis STTJ dapat dibedakan berdasarkan jabatan atau posisi yang diserahkan. Perbedaan ini berpengaruh pada isi dan tujuan surat tersebut.

STTJ Kepala Bagian: Surat ini biasanya digunakan untuk menandai pergantian pimpinan di tingkat bagian. Isi surat meliputi detail tugas, tanggung jawab, dan aset yang diserahkan. Tujuannya untuk memastikan transisi kepemimpinan berjalan lancar dan tugas-tugas dapat diteruskan dengan baik.
STTJ Kepala Departemen: Surat ini menandai pergantian pimpinan di tingkat departemen. Selain tugas dan tanggung jawab, isi surat juga mencakup laporan kinerja dan pencapaian selama menjabat. Tujuannya untuk memberikan gambaran kinerja dan pencapaian kepada pihak yang menerima jabatan.
STTJ Pegawai Fungsional: Surat ini berlaku untuk pergantian pegawai yang memiliki spesialisasi atau fungsi tertentu. Isi surat menekankan pada keahlian dan pengalaman yang diserahkan. Tujuannya untuk memastikan keberlangsungan tugas dan tanggung jawab dalam bidang keahlian tersebut.

Perbedaan Isi dan Tujuan Surat STTJ

Berikut tabel yang membandingkan isi dan tujuan dari beberapa jenis Surat STTJ:

Jenis Surat STTJ	Isi Surat	Tujuan Surat
Kepala Bagian	Rincian tugas, tanggung jawab, inventarisasi aset, dan laporan kinerja selama menjabat.	Memastikan kelancaran transisi kepemimpinan dan penerusan tugas-tugas di bagian tersebut.
Kepala Departemen	Laporan kinerja dan pencapaian selama menjabat, serta perencanaan strategis untuk masa depan.	Memberikan gambaran kinerja dan pencapaian kepada pihak penerus jabatan, serta mempersiapkan strategi untuk masa depan departemen.
Pegawai Fungsional	Keahlian, pengalaman, dan pengetahuan yang dimiliki terkait dengan fungsi tersebut.	Memastikan keberlangsungan tugas dan tanggung jawab dalam bidang keahlian yang bersangkutan.

Struktur Surat Serah Terima Jabatan

Surat serah terima jabatan (STTJ) memiliki struktur yang baku dan penting untuk menjaga kelancaran proses perpindahan jabatan. Pemahaman yang baik tentang struktur ini akan memudahkan penulisan surat yang efektif dan efisien.

Bagian-Bagian Penting Surat STTJ

Struktur surat STTJ umumnya terdiri dari beberapa bagian penting. Masing-masing bagian memiliki peran dan fungsinya sendiri dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan lengkap.

Pembuka: Bagian ini berisi salam pembuka dan pengantar singkat mengenai tujuan surat, yaitu serah terima jabatan. Salam pembuka bisa bersifat formal seperti “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.”
Isi: Bagian ini merupakan inti dari surat STTJ. Terdapat uraian tentang jabatan yang akan diserahkan dan diterima, tanggal efektif serah terima, serta hal-hal penting lainnya terkait perpindahan jabatan. Jelaskan secara ringkas namun detail mengenai jabatan yang diserahkan dan diterima, serta tugas dan tanggung jawab terkait. Jangan lupa cantumkan pernyataan kesiapan penerima untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab yang baru.
Penutup: Bagian ini berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait dan pernyataan penutup. Sertakan pula tanggal dan tanda tangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam proses serah terima jabatan.

Contoh Struktur Surat STTJ

Berikut contoh struktur surat STTJ dalam bentuk poin:

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima Jabatan]
Perihal: Serah Terima Jabatan [Nama Jabatan]
Salam hormat
Isi surat:
- Uraian singkat mengenai jabatan yang akan diserahkan.
- Penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab jabatan yang diserahkan.
- Tanggal efektif serah terima jabatan.
- Pernyataan kesiapan penerima jabatan.
Penutup:
- Ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait.
- Pernyataan penutup.
- Tanggal dan tanda tangan pihak-pihak terkait.

Isi Surat Serah Terima Jabatan

Bagian ini menjelaskan poin-poin penting yang perlu dimasukkan dalam isi surat serah terima jabatan (STTJ). Penting untuk mencantumkan tugas dan tanggung jawab secara jelas dan rinci agar proses peralihan jabatan berjalan lancar.

Poin-poin Penting dalam Isi Surat STTJ

Berikut ini poin-poin penting yang harus dicantumkan dalam isi surat STTJ, disertai contoh kalimat yang dapat digunakan:

Poin Penting	Contoh Kalimat
Pengantar dan Latar Belakang	“Sehubungan dengan Surat Keputusan Nomor … tanggal … tentang pergantian jabatan, surat ini dibuat untuk menandai serah terima jabatan sebagai [Jabatan] kepada [Nama Penerima Jabatan].”
Jabatan yang Diserahkan	“Jabatan yang saya serahkan adalah [Jabatan], sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam Surat Keputusan Nomor … tanggal … .”
Rincian Tugas dan Tanggung Jawab	“Tugas dan tanggung jawab dalam jabatan [Jabatan] meliputi pengelolaan [Sebutkan beberapa tugas], pembinaan [Sebutkan beberapa pembinaan], serta koordinasi dengan [Sebutkan pihak terkait].”
Data dan Informasi yang Dipindahkan	“Informasi dan data penting yang terkait dengan jabatan ini telah diserahkan kepada [Nama Penerima Jabatan] termasuk [Sebutkan data dan informasi penting], dan [Sebutkan data dan informasi penting lainnya].”
Pengawasan dan Pelaporan	“Penerima jabatan bertanggung jawab untuk melanjutkan pengawasan dan pelaporan terkait [Sebutkan hal-hal yang perlu dilaporkan] sesuai dengan prosedur yang berlaku.”
Pernyataan Kesediaan Penerima	“Penerima jabatan, [Nama Penerima Jabatan], menyatakan kesediaannya untuk menerima dan menjalankan tugas serta tanggung jawab jabatan [Jabatan] tersebut.”
Tanggal dan Tempat Serah Terima	“Surat serah terima jabatan ini berlaku efektif pada tanggal [Tanggal] di [Tempat].”
Tanda Tangan dan Materai	“Surat ini telah ditandatangani oleh [Nama Pemberi Jabatan] dan [Nama Penerima Jabatan] sebagai bukti sahnya serah terima jabatan ini.”

Format dan detail isi surat STTJ dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku di instansi masing-masing.

Tata Cara Penulisan Surat STTJ

Surat Serah Terima Jabatan (STTJ) merupakan dokumen penting dalam proses pergantian pejabat. Penulisan yang baik dan benar memastikan proses berlangsung lancar dan terdokumentasi dengan rapi. Berikut tata cara penulisannya.

Langkah-Langkah Penulisan

Berikut langkah-langkah penting dalam penulisan Surat STTJ yang baik dan benar:

Identifikasi Data Penting: Pastikan Anda memiliki data lengkap mengenai pejabat yang lama dan baru, termasuk nama lengkap, jabatan, tanggal mulai dan berakhirnya masa jabatan, dan instansi terkait.
Buat Kerangka Surat: Struktur surat STTJ umumnya terdiri dari kepala surat, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Rencanakan isi surat secara sistematis.
Tuliskan Isi Surat Secara Jelas dan Ringkas: Jelaskan secara rinci tugas-tugas yang diserahkan dan diterima. Sebutkan juga aset, tanggung jawab, dan dokumen penting yang terkait dengan jabatan tersebut. Hindari kalimat ambigu.
Perhatikan Bahasa yang Formal dan Sopan: Gunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan kaidah kebahasaan. Hindari penggunaan kata-kata yang bernada emosional atau informal.
Lakukan Pengecekan Terhadap Ketepatan Data dan Tata Bahasa: Periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan data akurat dan tata bahasa benar. Mintalah koreksi dari pihak terkait jika diperlukan.
Cantumkan Lampiran Jika Ada: Jika ada lampiran yang menyertai surat, cantumkan di bagian akhir surat.
Tanda Tangan dan Tanggal: Surat STTJ harus ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan dicantumkan tanggal penulisan surat.

Contoh Format Penulisan

Berikut contoh format penulisan surat STTJ:

Komponen	Isi
Kepala Surat	Nama Instansi, Logo, Alamat
Tanggal	[Tanggal Surat]
Nomor Surat	[Nomor Surat]
Kepada Yth.	[Nama dan Jabatan Penerima Surat]
Isi Surat	Pernyataan tentang serah terima jabatan Penjelasan tugas dan tanggung jawab Rincian aset yang diserahkan/diterima
Penutup	Hormat kami, [Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
Tanda Tangan	[Tanda Tangan]

Ringkasan Langkah-Langkah

Penulisan surat STTJ yang baik memerlukan ketelitian dan pemahaman terhadap tugas dan tanggung jawab yang diserahkan. Perhatikan data, bahasa, dan struktur surat. Lakukan pengecekan sebelum tanda tangan untuk menghindari kesalahan.

Contoh Surat Serah Terima Jabatan

Berikut contoh Surat Serah Terima Jabatan (STTJ) yang lengkap dan memuat poin-poin penting. Contoh ini menggunakan konteks pekerjaan di bidang administrasi.

Contoh Surat STTJ, Surat serah terima jabatan

Surat ini ditujukan untuk mencatat secara resmi proses serah terima jabatan antara pejabat lama dan pejabat baru. Hal ini penting untuk memastikan kelancaran operasional dan kontinuitas tugas.

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pejabat Baru],

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami menyampaikan serah terima jabatan sebagai [Jabatan] di [Nama Instansi/Unit Kerja]. Periode jabatan saya berakhir pada tanggal [Tanggal].

Pada kesempatan ini, saya telah menyerahkan seluruh berkas dan data penting terkait jabatan saya kepada Bapak/Ibu [Nama Pejabat Baru]. Hal ini meliputi:

Data-data klien dan relasi
Dokumen-dokumen penting (misalnya, surat-surat kontrak, laporan keuangan, dan catatan rapat)
Sistem dan perangkat lunak yang terkait dengan jabatan
Pelatihan dan pengarahan singkat mengenai tugas dan tanggung jawab
Penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur yang berlaku di instansi

Saya yakin bahwa Bapak/Ibu [Nama Pejabat Baru] akan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab ini dengan baik dan berkesinambungan. Semoga kerjasama dan koordinasi yang baik dapat terjalin demi kemajuan instansi.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Nama Pejabat Lama] [Jabatan] [Tanggal]

Informasi Tambahan

Surat ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan konteks instansi. Pastikan informasi yang tertera akurat dan lengkap. Perlu diingat bahwa penggunaan bahasa yang resmi dan sopan sangat penting dalam surat serah terima jabatan.

Contoh informasi tambahan yang dapat disertakan:

Rincian tugas dan tanggung jawab yang diserahkan
Daftar kontak penting
Jadwal pertemuan lanjutan untuk membahas hal-hal terkait

Hal-Hal yang Perlu Dihindari dalam Surat STTJ: Surat Serah Terima Jabatan

Penulisan Surat Serah Terima Jabatan (STTJ) yang baik dan benar sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan proses pergantian jabatan berjalan lancar. Beberapa kesalahan umum seringkali terjadi, yang dapat berdampak pada ketidakjelasan dan bahkan permasalahan di kemudian hari. Oleh karena itu, penting untuk memahami hal-hal yang perlu dihindari dalam penulisan surat ini.

Kesalahan Umum dalam Penulisan Surat STTJ

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan Surat STTJ meliputi penggunaan bahasa yang tidak formal, kurangnya kejelasan dalam isi surat, dan kurangnya konsistensi dalam format penulisan. Hal ini dapat berdampak pada proses penerimaan dan pemahaman informasi oleh pihak terkait.

Bahasa yang Tidak Formal: Penggunaan bahasa yang tidak baku, slang, atau terlalu santai dapat mengurangi kesan profesionalitas surat. Contohnya, penggunaan kata-kata seperti “gue,” “lo,” atau kalimat yang terlalu pendek dan tidak berstruktur dapat menurunkan kredibilitas surat.
Ketidakjelasan dalam Isi Surat: Surat STTJ harus jelas dan ringkas. Informasi yang disampaikan harus terstruktur dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit atau ambigu. Contohnya, jika surat STTJ tidak menyebutkan secara jelas tugas dan tanggung jawab yang dialihkan, hal ini akan menimbulkan keraguan dan potensi permasalahan.
Kurangnya Konsistensi dalam Format Penulisan: Setiap surat STTJ harus memiliki format yang konsisten, termasuk penggunaan tata bahasa, ejaan, dan penataan paragraf. Ketidakkonsistenan ini dapat membuat surat terlihat tidak rapi dan profesional.
Informasi yang Tidak Lengkap: Surat STTJ harus mencakup semua informasi penting, seperti tanggal serah terima, uraian tugas dan tanggung jawab yang diserahkan, serta perlengkapan dan aset yang terkait. Contohnya, jika informasi tentang aset yang dialihkan tidak lengkap, hal ini dapat menyebabkan masalah administrasi di kemudian hari.
Penggunaan Kata-kata yang Tidak Tepat: Pilihan kata yang tidak tepat dapat menimbulkan makna ganda atau salah interpretasi. Contohnya, penggunaan kata “sepenuhnya” tanpa konteks yang jelas dapat menimbulkan keraguan.

Tabel Perbandingan Kesalahan dan Solusinya

Kesalahan	Penjelasan	Solusi
Bahasa Tidak Formal	Penggunaan kata-kata tidak baku, slang, atau terlalu santai.	Gunakan bahasa baku dan formal yang sesuai dengan konteks surat.
Isi Surat Tidak Jelas	Informasi yang disampaikan berbelit-belit atau ambigu.	Susun informasi dengan jelas, ringkas, dan terstruktur. Gunakan kalimat yang mudah dipahami.
Format Penulisan Tidak Konsisten	Ketidaksesuaian dalam tata bahasa, ejaan, dan penataan paragraf.	Periksa dan pastikan surat menggunakan format yang konsisten. Gunakan pedoman tata bahasa dan gaya penulisan yang berlaku.
Informasi Tidak Lengkap	Informasi penting seperti tanggal, tugas, dan aset tidak tercantum.	Pastikan semua informasi penting tercakup dalam surat. Berikan uraian yang detail dan komprehensif.
Kata-kata Tidak Tepat	Penggunaan kata yang menimbulkan makna ganda atau salah interpretasi.	Pilih kata-kata yang tepat dan akurat sesuai konteks. Gunakan kamus atau referensi jika diperlukan.

Ilustrasi Surat STTJ

Berikut ini ilustrasi visual surat serah terima jabatan (STTJ) yang baik, dengan fokus pada format dan tata letak yang mudah dibaca dan dipahami. Contoh ini menjabarkan bagian-bagian penting seperti kop surat, tanggal, dan tanda tangan.

Contoh Format Surat STTJ

Surat STTJ sebaiknya memiliki format yang rapi dan mudah dipahami. Hal ini akan membantu penerima memahami isi surat dengan jelas. Struktur surat yang baik akan meningkatkan efisiensi komunikasi.

Elemen	Deskripsi
Kop Surat	Menampilkan logo dan identitas instansi pengirim surat. Berisi nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan email. Ukuran font dan tata letaknya harus sesuai dengan standar instansi.
Tanggal	Menyatakan tanggal pembuatan surat. Penulisan tanggal harus jelas dan menggunakan format yang baku (misalnya, DD MMMM YYYY).
Nomor Surat	Memberikan identitas unik pada surat tersebut. Nomor surat membantu dalam pencatatan dan pelacakan.
Perihal	Menyatakan secara singkat dan jelas mengenai isi surat. Misalnya, “Serah Terima Jabatan Kepala Bagian Keuangan.”
Isi Surat	Bagian ini berisi uraian lengkap tentang proses serah terima jabatan, termasuk tugas, tanggung jawab, dan hal-hal penting lainnya. Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan formal.
Tanda Tangan	Tanda tangan dari pejabat yang menyerahkan dan menerima jabatan. Tanda tangan harus jelas dan dibubuhi cap jabatan (jika berlaku).

Contoh visual akan menunjukkan penataan elemen-elemen tersebut dalam satu halaman surat. Perhatikan penggunaan spasi yang cukup untuk membuat surat mudah dibaca dan dipahami.

FAQ Terpadu

Apa perbedaan surat serah terima jabatan dengan surat lainnya?

Surat serah terima jabatan memiliki tujuan khusus untuk mencatat pergantian pejabat dan penyerahan tanggung jawab, berbeda dengan surat-surat lainnya yang memiliki tujuan berbeda.

Bagaimana cara membuat surat serah terima jabatan yang baik dan profesional?

Ikuti panduan yang disediakan di dalam artikel ini untuk membuat surat serah terima jabatan yang baik dan profesional.

Apakah ada contoh surat serah terima jabatan yang bisa saya gunakan sebagai referensi?

Ya, contoh surat serah terima jabatan yang lengkap akan disertakan dalam artikel ini.

Apakah surat serah terima jabatan harus ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat?

Biasanya, surat serah terima jabatan harus ditandatangani oleh pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima jabatan.